به نقل از «فارس»

نکاتی که قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب باید در نظر داشته باشید

تاریخ انتشار: ۱۹ مهر ۱۴۰۲ | کد خبر: ۳۸۸۶۵۰۳۸

در این مطلب به‌طور مفصل به این محصول، انواع آن و نکات مهم هنگام خرید آن، می‌پردازیم تا شما هنگام خرید بتوانید بهترین گزینه را انتخاب کنید.

معرفی دستگاه حضور و غیاب

این دستگاه ابزار الکترونیکی به‌حساب می‌آید که برای ثبت حضور کارکنان در یک شرکت یا سازمان استفاده می‌شود. همچنین برای کمک به شرکت‌ها طراحی شده که حضور و وقت‌شناسی کارکنان را پیگیری کنند، که برای اطمینان از بهره‌وری و دستیابی به اهداف تجاری مهم است.

بیشتر بخوانید: اخباری که در وبسایت منتشر نمی‌شوند!

انواع مختلفی از این محصول در بازار موجود است، مانند بیومتریک، کارت‌خوان و برنامه‌های تلفن‌همراه. مدل‌های بیومتریک از ویژگی‌های فیزیکی منحصربه‌فردی مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن عنبیه برای شناسایی کارمندان استفاده می‌کنند. کارت‌خوان‌ها از نوارهای مغناطیسی یا کارت‌های هوشمند برای ثبت حضور وغیاب بهره می‌گیرند، در حالی که برنامه‌های تلفن‌همراه به کارمندان اجازه می‌دهند با استفاده از تلفن‌های هوشمند خود، چک‌این و چک‌اوت نمایند.

استفاده از آن می‌تواند از چند جهت برای شرکت‌ها سودمند باشد. برای مثال به حذف فرایندهای دستی، مانند ثبت حضوروغیاب مبتنی بر کاغذ، که زمان‌بر و مستعد خطا هستند، کمک می‌کند. با یک سیستم خودکار، شرکت‌ها می‌توانند در زمان صرفه‌جویی کرده و هزینه‌های اداری را کاهش دهند.

هنگام انتخاب دستگاه حضور و غیاب برای یک شرکت، مهم است که عواملی مانند هزینه، سهولت استفاده و سازگاری با سیستم‌های موجود را در نظر بگیرید. همچنین باید مطمئن شوید محصول خریداری شده ایمن بوده و الزامات حریم خصوصی داده‌ها را برآورده می‌کند.

اتوماتیک کردن فرایندها

کم‌کردن فرایندهای کاغذی و سنتی کار شرکت‌ها را بسیار ساده‌تر می‌کند و موجب تسریع فرایندهای آن‌ها می‌شود. این محصول نیز دقیقاً همین کار را انجام می‌دهد. روش سنتی بررسی زمان رفت و آمد کارمندان این بود که ساعت ورود و یا ترک شرکت را در دفتری مخصوص ثبت می‌کردند.

این روش دقت پایینی داشت و همچنین لازم بود یک یا حتی چند نیروی انسانی مأمور انجام این کار شوند و در آخر ماه برای محاسبه ساعات حضور هر شخص، افراد باید زمان زیادی صرف جمع زدن تمام ساعت‌هایی که هر کارمند در شرکت حضور داشته، می‌کردند. این کار بسیار انرژی‌بر و کند بود. اما اکنون با کمک این محصول، این فرایند کاملاً اتوماتیک شده و تنها کافی است در پایان ماه از دستگاه گزارش تهیه نمایید.

در مجموع، دستگاه حضور و غیاب ابزار ارزشمندی برای شرکت‌هایی است که به دنبال بهبود فرایندهای مدیریت رفت‌وآمد کارکنان خود هستند. با خودکار کردن این پروسه، شرکت‌ها می‌توانند در زمان صرفه‌جویی کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و بهره‌وری و روحیه کارکنان را بهبود بخشند.

با خریداری محصول مناسب، شرکت‌ها همچنین می‌توانند از رعایت قوانین و مقررات کار اطمینان حاصل کنند و بر اساس داده‌های بلادرنگ تصمیمات آگاهانه بگیرند. درحالی که اگر از این محصول استفاده نکنید پیگیری زمان رفت‌وآمد کارمندان کار بسیار سختی می‌شود و زمان و انرژی بسیار زیادی از شما خواهد گرفت. زیرا مجبور خواهید شد ساعت‌ها صرف بررسی و تجزیه و تحلیل اسناد کاغذی کنید و در این فرایند احتمال خطای انسانی نیز بالا خواهد بود.

نحوه عملکرد دستگاه حضور و غیاب

سیستم حضوروغیاب با استفاده از ابزارهای الکترونیکی برای ثبت حضور کارکنان در یک شرکت یا سازمان کار می‌کند. از این محصول انواع و مدل‌های مختلفی تولید شده که روش ثبت در آن‌ها کمی باهم تفاوت دارد، اما روش کار کلی آن‌ها یکسان است.

برای مثال دستگاه‌های بیومتریک از ویژگی‌های فیزیکی منحصربه‌فردی مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن عنبیه برای شناسایی کارمندان استفاده می‌کنند. هنگامی که یک کارمند به محل کار خود می‌رسد، انگشت خود را روی اسکنر بیومتریک قرار می‌دهد که اثر انگشت آن‌ها را می‌گیرد و آن را با داده‌های ذخیره شده در سیستم مطابقت می‌دهد. اگر اثر انگشت مطابقت داشته باشد، سیستم حضور و زمان ورود کارمند را ثبت می‌کند.

انواع دیگر این محصول روش‌های مختلفی برای شناسایی کاربر دارند، بعضی از آن‌ها با باید کارت شناسایی مقابلشان قرار دهید تا بارکد منحصربه‌فرد هر شخص را اسکن کنند یا در بعضی مدل‌ها باید هر شخص هنگام ورود شناسه کارمندی خود را وارد کند. در مدل‌های بسیار پیشرفته که معمولاً در جاهایی که حساسیت‌های نظارتی بسیار بالا است، استفاده می‌شود، تأیید حضور افراد با اسکن عنبیه چشم صورت می‌پذیرد. اما پس از مرحله اسکن و ثبت ورود کارکنان سایر فرایندهای انواع مختلف این محصول مشابه هم هستند.

نحوه کار دستگاه بعد از ثبت اطلاعات

هنگامی که داده‌های حضوروغیاب ثبت شد، در یک پایگاه داده متمرکز ذخیره می‌شود. مدیران و پرسنل منابع انسانی می‌توانند به داده‌ها دسترسی داشته باشند تا بر ورودوخروج و وقت شناسی کارکنان نظارت کنند، روندها را شناسایی نمایند و تصمیمات آگاهانه‌ای در مورد تخصیص منابع بگیرند.

همچنین می‌تواند گزارش‌هایی تولید کند که بینش‌هایی در مورد ورودوخروج کارکنان و وقت‌شناسی ارائه می‌دهد. این گزارش‌ها می‌توانند توسط مدیران برای شناسایی الگوهای رفتاری و انجام اقدامات مناسب برای رسیدگی به هر مشکلی مورد استفاده قرار گیرند.

علاوه بر ورودوخروج، برخی مدل‌های دستگاه حضور و غیاب نیز به کارکنان اجازه می‌دهند درخواست مرخصی و مدیریت برنامه‌های خود را داشته باشند. کارمندان می‌توانند از سیستم برای درخواست مرخصی، مشاهده برنامه‌های خود و دریافت اعلان‌های مربوط به شیفت‌های آینده استفاده نمایند.

برای اطمینان از حریم خصوصی و امنیت داده‌ها، این محصول از فناوری رمزگذاری برای محافظت از اطلاعات حساس استفاده می‌کنند. دسترسی به سیستم فقط به پرسنل مجاز محدود شده است و این دستگاه از داده‌ها به طور منظم نسخه پشتیبان تهیه می‌کند تا جلوی از دست رفتن اطلاعات را بگیرد.

در مجموع، دستگاه حضور و غیاب یک تکنولوژی مفید برای صرفه‌جویی در زمان و اتوماتیک و هوشمند کردن یک سری پروسه‌های اداری به حساب می‌آید. با خودکار کردن زمان ورود و خروج، شرکت‌ها می‌توانند در زمان صرفه‌جویی کنند، هزینه‌ها را کاهش دهند و بهره‌وری و روحیه کارکنان را بهبود بخشند. با سیستم مناسب، مجموعه‌ها همچنین می‌توانند از انطباق با قوانین و مقررات کار اطمینان حاصل کنند و بر اساس داده‌های لحظه‌ای تصمیمات آگاهانه بگیرند.

انواع دستگاه حضور و غیاب

به احتمال زیاد شما نیز می‌دانید که انواع مختلفی از این محصول در بازار موجود است. در میان این تنوع بالا انتخاب کردن یک دستگاه کار دشواری است و باید با آگاهی کامل اقدام به خرید کرد. شما با کدام مدل‌های این محصولات آشنا هستید؟

بدیهی است که همه این دستگاه‌ها برای ثبت دقیق و کارآمد ورودوخروج کارکنان طراحی شده‌اند. در این بخش نگاهی دقیق‌تر به برخی از متداول‌ترین مدل‌های این محصول می‌اندازیم.

مدل  بیومتریک

نوع بیومتریک از ویژگی‌های فیزیکی منحصربه‌فردی مانند اثر انگشت، تشخیص چهره یا اسکن عنبیه برای شناسایی کارمندان استفاده می‌کنند. هنگامی که یک کارمند به محل کار خود می‌رسد، انگشت خود را روی اسکنر بیومتریک قرار می‌دهد که اثر انگشت آنها را می‌گیرد و آن را با داده‌های ذخیره شده در سیستم تطبیق می‌دهد. اگر اثر انگشت مطابقت داشته باشد، سیستم زمان ورود کارمند را ثبت می‌کند. این نوع دقت بالایی دارند و امکان سرقت اطلاعات یا تقلب را از بین می‌برند.

همین موضوع باعث شده این محصول به یکی از متداول‌ترین مدل‌های موجود در بازار تبدیل شود. برای خرید دستگاه حضور و غیاب، نوع بیومتریک یکی از بهترین انتخاب‌ها به‌شمار می‌رود و می‌توانید آن را از مجموعه معتبر زمان پرداز تهیه کنید. این مجموعه به صورت تخصصی در حوزه فروش و ارائه خدمات مربوط به این محصول فعالیت می‌کنند.

کارتخوان ها

کارت‌خوان‌ها از نوارهای مغناطیسی یا کارت‌های هوشمند برای ثبت استفاده می‌کنند. به کارکنان کارتی داده می‌شود که حاوی اطلاعات شخصی آنهاست که در سیستم ذخیره می‌گردد و این به وسیله‌ای برای شناسایی آن فرد توسط دستگاه تبدیل می‌شود.

هنگامی که یک کارمند به محل کار می‌رسد، کارت خود را مقابل قسمت خواننده (reader) دستگاه، که زمان ورود آن‌ها را ثبت می‌کند، نگه می‌دارد و یا کارت را از جلوی آن عبور می‌دهد. این نوع برای استفاده آسان هستند و می‌توان آن‌ها را در چندین نقطه ورودی نصب کرد.

برنامه‌های کاربردی موبایل

برنامه‌های کاربردی موبایل به کارمندان اجازه می‌دهند تا با استفاده از گوشی‌های هوشمند خود چک-این و چک-اوت کنند. این اپلیکیشن از فناوری GPS برای ردیابی محل کارمندان و ثبت حضور و زمان ورود آن‌ها استفاده می‌کند. برنامه‌های تلفن‌همراه راحت هستند و می‌توانند توسط افرادی از راه دور یا کارمندانی که از مکان‌های مختلف کار می‌کنند استفاده شوند.

نرم افزار حضور و غیاب اهمیت بسیار زیادی دارد، استفاده از نرم افزارهایی که جامع باشند و مزایا و امکانات کاملی را در اختیار شرکت‌ها قرار دهند، اهمیت بسیار زیادی دارد. مجموعه حرفه‌ای زمان پرداز در این زمینه نیز بسیار خوب عمل کرده و از جمله امکاناتی که محصول آن‌ها به مشتریان و کاربران ارائه می‌دهد، می‌توان به گزارشات جامع و متنوع، محاسبات انواع شیفت‌ها و همچنین گروه‌های کاری مختلف، محاسبه مرخصی‌ها و توانایی پشتیبانی کردن از تمامی قوانین وزارت کار، اشاره کرد.

سیستم‌های مبتنی بر وب

سیستم‌های مبتنی بر وب به کارکنان این امکان را می‌دهند که به یک وب‌سایت امن وارد شوند و حضوروغیاب خود را ثبت کنند. کارمندان همچنین می‌توانند برنامه‌های خود را مشاهده نمایند، درخواست مرخصی دهند و اعلان‌های مربوط به شیفت‌های آینده را دریافت کنند. سیستم‌های مبتنی بر وب انعطاف‌پذیر هستند و می‌توان از هر نقطه با اتصال به اینترنت به آن‌ها دسترسی داشت.

در مجموع، نوع دستگاه حضور و غیاب که یک شرکت انتخاب می‌کند به نیازها و بودجه خاص آن بستگی دارد.

برنامه‌های موبایل راحت هستند اما ممکن است برای همه کارمندان مناسب نباشند. ساعت‌های زمانی قدیمی و مستعد خطا هستند، در حالی که سیستم‌های مبتنی بر وب انعطاف‌پذیری بالایی دارند اما برای کار با آن‌ها حتماً باید به اینترنت وصل باشید.

نکات مهم پیش از خرید دستگاه حضور و غیاب

قبل از خرید این محصول، چندین نکته مهم وجود دارد که یک شرکت باید در نظر بگیرد تا مطمئن شود که دستگاه مناسبی را برای نیاز خود انتخاب می‌کند. این نکات شامل دقت، سهولت استفاده، امنیت، مقرون‌به‌صرفه بودن و سازگاری با سیستم‌های موجود می‌شود. در این بخش به بررسی این نکات به طور مفصل می‌پردازیم.

دقت

دقت دستگاه حضور و غیاب برای اطمینان از اینکه ساعات کار کارکنان به درستی ثبت می‌شود بسیار مهم است. انواع بیومتریک بسیار دقیق هستند زیرا از ویژگی‌های فیزیکی منحصربه‌فرد برای شناسایی کارکنان استفاده می‌کنند. کارت‌خوان‌ها نیز دقت خوبی دارند اما در صورت گم شدن یا آسیب دیدن کارت‌ها ممکن است مستعد خطا باشند. با توجه به شرایط کار خود باید نوعی را انتخاب نمایید که به اندازه نیاز شما دقیق باشند تا با مشکل مواجه نشوید.

امنیت

محصول خریداری شده باید ایمن باشد تا از دسترسی غیرمجاز جلوگیری شود. مدل‌های بیومتریک و کارت‌خوان‌ها ایمن هستند زیرا برای ثبت حضوروغیاب نیاز به حضور فیزیکی یا کارت منحصربه‌فرد دارند. اگر کارمندان اعتبار ورود به سیستم خود را با دیگران به اشتراک بگذارند، ممکن است برنامه‌های تلفن همراه از امنیت کمتری برخوردار باشند.

مقرون‌به‌صرفه بودن

هزینه دستگاه حضور و غیاب باید در رابطه با بودجه شرکت و بازگشت سرمایه مورد انتظار در نظر گرفته شود. دستگاه‌های بیومتریک گران هستند اما ممکن است با کاهش زمان سرقت و جلوگیری از تقلب، صرفه‌جویی طولانی مدت در هزینه‌ها را فراهم کنند. کارت‌خوان‌ها مقرون‌به‌صرفه هستند اما به سخت‌افزار اضافی نیاز دارند. روش‌های سنتی‌تر ارزان هستند اما ممکن است نیاز به تعمیر و نگهداری مداوم داشته باشند.

سازگاری با سیستم‌های موجود

علاوه بر موارد گفته شده باید با سیستم‌های موجود شرکت مانند نرم افزار حقوق و دستمزد و HR سازگار باشد. سیستم‌های مبتنی بر وب معمولاً با طیف وسیعی از نرم افزارها سازگار هستند، در حالی که سایر دستگاه‌ها ممکن است به یکپارچه‌سازی اضافی نیاز داشته باشند.

در مجموع، قبل از خرید دستگاه حضور و غیاب، یک شرکت باید دقت، سهولت استفاده، امنیت، مقرون‌به‌صرفه بودن و سازگاری با سیستم‌های موجود را در نظر بگیرد. با ارزیابی دقیق این عوامل، یک مجموعه می‌تواند محصولی مناسب را برای رفع نیازهای خاص خود و بهبود فرایندهای مدیریت نیروی کار خود انتخاب کند.

شرکت زمان پرداز یکی از موفق‌ترین مجموعه‌های فعال در این حوزه به حساب می‌آید که خدمات متنوع و ارزنده‌ای را به مشتریان و کاربران خود ارائه می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر و آگاهی از خدمات متنوع آن‌ها می‌توانید به وب‌سایت زمان پرداز مراجعه نمایید.

منبع: فارس

کلیدواژه: دستگاه حضور و غیاب بیومتریک کارتخوان خرید دستگاه حضور و غیاب برنامه های تلفن همراه استفاده می کنند برای ثبت حضور مقرون به صرفه برای شناسایی کارت خوان ها داشته باشند اسکن عنبیه زمان پرداز زمان ورود دستگاه ها اثر انگشت هستند اما صرفه جویی هزینه ها یک شرکت شرکت ها داده ها کار خود محل کار مدل ها

درخواست حذف خبر:

«خبربان» یک خبرخوان هوشمند و خودکار است و این خبر را به‌طور اتوماتیک از وبسایت www.farsnews.ir دریافت کرده‌است، لذا منبع این خبر، وبسایت «فارس» بوده و سایت «خبربان» مسئولیتی در قبال محتوای آن ندارد. چنانچه درخواست حذف این خبر را دارید، کد ۳۸۸۶۵۰۳۸ را به همراه موضوع به شماره ۱۰۰۰۱۵۷۰ پیامک فرمایید. لطفاً در صورتی‌که در مورد این خبر، نظر یا سئوالی دارید، با منبع خبر (اینجا) ارتباط برقرار نمایید.

با استناد به ماده ۷۴ قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲/۱۰/۱۷ مجلس شورای اسلامی و با عنایت به اینکه سایت «خبربان» مصداق بستر مبادلات الکترونیکی متنی، صوتی و تصویر است، مسئولیت نقض حقوق تصریح شده مولفان در قانون فوق از قبیل تکثیر، اجرا و توزیع و یا هر گونه محتوی خلاف قوانین کشور ایران بر عهده منبع خبر و کاربران است.

خبر بعدی:

توسعه بهداشت ودرمان

به گزارش خبرگزاری صداوسیمای مرکز کردستان به گفته رئیس بیمارستان شهید بهشتی قروه برای خرید این دستگاه ۵۰ میلیارد تومان هزینه شده است.

دکتر زند اظهار داشت: خرید این دستگاه پیشرفته توسط سازمان بهداشت جهانی صورت گرفته است.

وی افزود: نوبت دهی در شیفت صبح انجام می‌شود و حدود ۲۰ نفر بیمار پذیرش می‌شوند و اگر مشکل نیروی انسانی مرتفع شود نوبت دهی شیفت بعدظهر هم راه انداری خواهد شد.

رئیس بیمارستان شهید بهشتی قروه یکی دیگر از نیاز‌های اساسی این مرکز درمانی را نبود دستگاه سی تی اسکن ذکر کرد.